Trello und JIRA sind doch nur Tools – was soll das schon für kulturelle Auswirkungen haben?

Dieser Post ist der vierte Artikel der Serie “Aus der Praxis eines Collaboration Consultants – Tools, Kultur und ihre Wechselwirkungen” und dreht sich um die kulturellen Auswirkungen und Voraussetzungen von Aufgabenverwaltungstools wie Trello und JIRA – weitere Artikel dieser Serie findest Du in Kürze hier auf dem Blog. In dieser Serie schreibe ich als Atlassian Consultant aus eigener Beobachtung, meiner Praxis als Consultant bei diversen Unternehmen und meiner Freiberuflichkeit sowie dem Austausch mit anderen Atlassian-Anwendern und Administratoren über die Nutzung von Collaboration Tools und ihre kulturellen Wechselwirkungen. Mein Zielbild beim Einsatz von Collaboration Tools ist Selbstorganisation und Selbstmanagement von Teams zu unterstützen sowie Transparenz für mehr Synergien und Zusammenarbeit in Teams und Unternehmen herzustellen.

Trello und JIRA sind Aufgabenverwaltungstools. Das bedeutet, dass in beiden Werkzeugen Aufgaben erfasst, nachverfolgt, gemeinsam bearbeitet und somit Projektarbeit und Tagesgeschäft unterstützt werden können. Wenn Aufgaben derart verwaltet werden hat dies u.a. folgende Auswirkungen:

• Kommunikation zwischen Kollegen erfolgt häufig in Bezug auf eine Aufgabe bzw. über Kommentarfunktionen direkt in den Aufgaben.
• Wenn über den aktuellen Stand eines Projekts oder die Aktivitäten im Tagesgeschäft berichtet wird erfolgt dies häufig basierend auf einer Aufgabenübersicht des Tools.
• Im Idealfall ist durch Bearbeiter, Status und Kommentare bzw. Änderungshistorie der Aufgaben ersichtlich, wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet und wie der aktuelle Stand ist.
• Dadurch sehe ich, was meine Kolleginnen und Kollegen gerade beschäftigt und kann z. B. Anfragen von Nicht-Teammitgliedern an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten oder, wenn die Kollegin gerade nicht verfügbar ist mit den aus der Aufgabe ersichtlichen Informationen Auskunft erteilen.
• Als Team haben wir eine gemeinsame Aufgabenübersicht statt eine dezentrale Todo-Liste pro Person – damit gehen Aufgaben nicht mehr verloren.
• Mit einer steigenden Anzahl von Aufgaben müssen wir uns immer wieder als Team einen Überblick verschaffen und ggf. neu priorisieren oder Aufgaben umverteilen.

Insgesamt steigt die Transparenz, die Kommunikation wird aufgabenbezogener und die Aufgaben und ihre Abarbeitung besser dokumentiert.

Was macht das mit unserer Kultur?

Erstmal kann dies dazu führen, dass:

• der zwischenmenschliche Austausch auf der Strecke bleibt wenn überwiegend über Aufgaben kommuniziert wird.
• zu sehr auf die Aufgaben und ihren aktuellen Stand geschaut wird und weniger auf die längerfristigen Ziele oder Zwischenmenschliches.
• innerhalb eines Teams oder Unternehmens eine Konkurrenzsituation entsteht, wer die meisten Aufgaben bearbeitet, für sich beansprucht/offen hat o.ä.
• Aufgaben erfasst werden als Daseinsberechtigung für Mitarbeiter.
• Mitarbeiter sich von der Vielzahl an Aufgaben erschlagen und überfordert fühlen.
• Aufgaben auf Grund der Gesamtmenge lange Zeit unbearbeitet bleiben und ein Gefühl des Stillstands aufkommt.

Was erfordert das für eine Kultur?

Ganz allgemein gesprochen erfordern Werkzeuge immer einen bewussten Umgang mit ihnen und ihren potentiellen Auswirkungen und Gefahren. In diesem Fall ist zu empfehlen, dass:

• der zwischenmenschliche Austausch weiterhin wertgeschätzt und eingefordert wird, z. B. mit gemeinsamen Frühstücksrunden o.ä. und nicht die Aufgabe als einzige Legitimation zur Kommunikation gilt.
• in Abstimmungen/Statusmeetings etc. auch immer wieder ein Blick auf die Visionen und größeren Ziele geworfen und hinterfragt wird, ob sich diese in den aktuellen Aufgaben wiederfinden. Gerade wenn sich Aufgaben ungewöhnlich lange verzögern oder Aspekte der Vision nicht ihren Weg in die aktuellen Aufgaben finden können dies Anzeichen von zwischenmenschlichen Themen sein.
• Führungskräfte ihre Mitarbeiter nicht über aufgabenbasierte Kennzahlen beurteilen – eine Aussage “Herr Mayer erledigt aber doppelt soviele Aufgaben wie Sie pro Woche!” führt in der Regel dazu, dass ich mich unter Druck gesetzt und ungerecht behandelt fühle und dann z. B. meine Aufgaben einfach kleiner schneide, um auf Herrn Mayers Anzahl zu kommen.
• wenn auffällt, dass Mitarbeiter Aufgaben zum Selbstzweck bzw. als ihre Daseinsberechtigung erfassen, das persönliche Gespräch mit den Mitarbeitern gesucht wird und für diese sinnvollere Tätigkeiten erörtert werden.
• mit Teams gemeinsam regelmäßig auf die Aufgaben geschaut wird und Engpässe und Langläufer angesprochen und Maßnahmen wie die Einstellung weiterer Mitarbeiter oder das Aufräumen alter Aufgaben gegenübergestellt werden.

Ein Exkurs – was ist das richtige Tool?

Letztendlich müssen Kultur und Tool zusammenpassen und beide bedingen sich wechselseitig. An dieser Stelle möchte ich kurz Trello und JIRA sowie die passende Kultur gegenüberstellen.

Trello ist:

• ein bzw. mehrere Boards
• bestehend aus einer oder mehrerer Listen
• bestehend aus einer oder mehrerer Aufgaben
• die ggf. noch Checklisten, Anhänge etc. enthalten

Damit ist:

• die Strukturierung und Nutzung sehr frei, z. B. müssen Aufgaben keinen Prozess durchlaufen.
• das Board meist nur für das jeweilige Team aussagekräftig.
• die Struktur stetig im Wandel, z. B. durch das Erstellen von neuen Listen, Boards, der Nutzung von Checklisten etc.

Dies bedeutet für die Kultur und die Zusammenarbeit:

• die gemeinsame Zusammenarbeit und ihre Abbildung im Tool sollte regelmäßig gemeinsam reflektiert werden, damit sich jeder auf dem Board zurechtfindet.
• ohne einen vorgegebenen Prozess zur Aufgabenbearbeitung ist mehr Eigenverantwortung erforderlich, dass Aufgaben trotzdem nachvollziehbar bearbeitet werden.
• wenn mit anderen Teams zusammengearbeitet wird muss über die Schnittstellen gesprochen und ggf. über gemeinsame Boards bzw. die Übergänge zwischen den Boards nachgedacht werden.
• da es auch hier keinen festen Prozess gibt müssen diese Gespräche regelmäßig geführt werden.
• insgesamt ist daher die Trello-Nutzung eher für kleine, dynamische und autarke Teams sinnvoll.

JIRA dagegen ist:

• bereichs- bzw. projektorientiert: innerhalb dieser Einheiten verhalten sich Aufgaben einheitlich.
• definiert und strukturiert, z. B. mit Feldern pro Aufgabentyp oder einem Prozess dem Aufgaben folgen müssen.
• innerhalb dieser Prozesse gut automatisierbar.
• meist nicht ohne Unterstützung eines Administrators anpassbar und damit in der Regel weniger dynamisch als Trello.

Damit ist:

• die Strukturierung und Nutzung eher vorgegeben und muss daher gemeinsam erarbeitet werden.
• das Board auch für andere Teams aussagekräftig, vor allem wenn diese eine ähnliche Konfiguration verwenden.
• die Struktur nur allmählich im Wandel, da diese dann für alle Mitarbeiter im Projekt gilt und daher z. B. Prozesse zur Aufgabenbearbeitung erst abgestimmt werden müssen.

Dies bedeutet für die Kultur und die Zusammenarbeit:

• die gemeinsame Zusammenarbeit und ihre Abbildung im Tool sollte vor Anpassungen gemeinsam reflektiert werden, damit sich jeder in den Strukturen und Prozessen wieder findet.
• durch die vorgegebenen Prozesse und Strukturen zur Aufgabenbearbeitung ist weniger Eigenverantwortung erforderlich, dass Aufgaben nachvollziehbar bearbeitet werden.
• wenn mit anderen Teams zusammengearbeitet wird muss über die Schnittstellen gesprochen und ggf. über gemeinsame Boards bzw. die Übergänge zwischen den Boards nachgedacht werden.
• diese können dann automatisiert oder in der Struktur verankert werden.
• insgesamt ist daher die JIRA-Nutzung eher für größere, weniger dynamische Teams in einem größeren Unternehmenskontext sinnvoll.

Fazit

In diesem Post haben wir gemeinsam einige direkte und kulturelle Auswirkungen von Aufgabenverwaltungstool betrachtet und ihre (kulturellen) Voraussetzungen  reflektiert. Anschließend habe ich Trello und JIRA exemplarisch mit ihren Merkmalen und (kulturellen) Voraussetzungen gegenüber gestellt. Wichtig dabei ist immer, den altbekannten Satz “A fool with a tool is still a fool” zu beachten. Ich hoffe, euch mit diesem Post einige Impulse zur Reflektion eurer Toolnutzung und der damit verbundenen Kultur gegeben zu haben und freue mich auf euer Feedback!

Herzliche Grüße

Christoph

Bildnachweis

• Beitragsbild, Screenshots: Christoph Thomas, CC BY-SA 3.0