Auswirkung von Großraumbüros auf Interaktion und Kommunikation

Ist es nicht naheliegend, dass in Großraumbüros ohne trennende Wände eine offenere Kommunikation stattfindet, als in den üblichen abgeschlossenen Büros? Zumindest scheint dies eine der üblichen Grundannahmen bei der Neugestaltung von Arbeit zu sein. Viele Firmen reißen Wände nieder, um mehr und bessere Zusammenarbeit zu erwirken, kollektive Intelligenz zu entfachen  und damit gleich noch eine starke symbolische Botschaft zu senden. Bislang wussten wir aber nicht, ob dieser augenscheinvalide Zusammenhang auch einer strengen wissenschaftlichen Prüfung standhält. Und siehe da: Vor kurzem erschien eine Studie, die recht profund zeigt, dass die persönliche Kommunikation signifikant abnimmt. Die Untersuchung hat allerdings auch einen Haken, der den bisherigen Journalist*innen nicht aufgefallen ist.

In der Tat scheint etwas dran zu sein, an dieser Studie, denn ich erinnere mich selbst recht gut an einen ehemaligen Kunden, er vor ein paar Jahren mit seiner Firma in ein völlig neues Bürogebäude zog. Natürlich war das damals auch der Schritt von geschlossenen Büroräumen zu einem “zeitgemäßen”, offenen Raumkonzept, in dem selbst der Vorstand nicht mehr abgeschottet im Eckbüro saß. Der Effekt war allerdings ganz und gar nicht der erwartete. Es kam nämlich durchaus zu Problemen, die durchweg zu den Ergebnissen der hier vorgestellten Studie passen.

Studiendesign Großraumbüros

Die beiden Harvard Studienleiter Ethan Bernstein und Stephen Turban wählten für ihre zwei Studien je ein multinational aufgestelltes Fortune 500 Unternehmen.

Studie 1

Für die erste Studie wurden die Effekte des Wandels von geschlossenen Büros hin zu einem offenen Raumkonzept in der Zentrale eines der beiden Unternehmen untersucht: “The redesign—which required people to move from assigned seats on their original floor to similarly assigned seats ona redesigned floorof the samesize—affected employees in functions including technology, sales and pricing, human resources (HR), finance, and product development, as well as the top leadership.” (Bernstein & Turban 2018: 2) Dabei willigten 40% der betroffenen Mitarbeitenden ein, was 52 Personen entsprach.
Die Kommunikation und Interaktion wurde auf verschiedene Weisen erhoben:

1. Alle Studienteilnehmenden trugen während der gesamten Arbeitszeit ein “sociometric Badge”, mit dem die persönliche Interaktion und Kommunikation erfasst werden kann.
2. Ein Infrarotsensor erfasst, ob und mit wem eine Person Kontakt aufnimmt, indem das eine Badge das je andere erkennt. Mikrofone erkennen, ob die Probanden sprechen oder zuhören, ohne dass die Inhalte erfasst werden
3. ein Beschleunigungssensor erfasste Bewegungen und Körperhaltungen und
4. ein Bluetooth Sensor bestimmte die jeweilige Positionen im Großraumbüro.

Persönliche Interaktionen wurden erfasst, wenn drei Bedingungen erfüllt waren: Die Probanden sahen sich ins Gesicht, abwechselndes Sprechen und Hören wurde erkannt und die Probanden waren maximal 10m voneinander entfernt.

Diese Face-to-Face (F2F) Daten wurden mit der Auswertung von Emails und Instant-Messaging-Nachrichten kombiniert. Die Datenerhebung dauerte jeweils drei Wochen (15 Arbeitstage) vor und nach der Umgestaltung der Büroräume mit einer drei Monate währenden Pause dazwischen. Diese Pause wurde aus zwei Gründen gewählt: Erstens folgt die Arbeit im ersten Unternehmen Quartalszyklen und konnte somit zum je selben Punkt innerhalb des Quartals untersucht werden. Zweitens konnten sich so die untersuchten Arbeitnehmer*innen erst mal an die neue Arbeitssituation gewöhnen.

Die Daten der ersten Studie umfassten 96.778 F2F Interaktionen, 84.026 Emails (die noch aufgeschlüsselt wurden in gesendet, empfangen, CC, BCC) sowie 25.691 IM Nachrichten.

Studie 2

Die zweite Studie diente der Replikation der ersten mit einem länger untersuchten Zeitfenster. Dabei wurden 100 Mitarbeitende aus der Zentrale eines weiteren Fortune 500 Unternehmens beforscht, was 45% der dort insgesamt vorhandenen Mitarbeitenden entspricht. Die Firma befand sich in einer mehrjährigen Umgestaltung der Zentrale, “which—as in Study 1—involved a transformation from assigned seats in cubicles to similarly assigned seats in an open office design, with large rooms of desks and monitors and no dividers between people’s desks.” (a.a.O.: 3)

Die Unterrsuchungsdauer belief sich dieses mal auf acht statt drei Wochen in den alten, abgetrennten Büroräumen und dem späteren offenen Großraumbüro, ebenfalls mit einer drei Monate währenden Pause dazwischen. Darüber hinaus wurden diesmal noch weitere Daten erfasst: Geschlecht, Teamzugehörigkeit und Rolle sowie die jeweilige Lage der Schreibtische. In beiden Phasen waren die Schreibtische je 2m auseinander, in der zweiten Phase des Großraumbüros jedoch zusammengefasst zu nicht abgetrennten Tischgruppen von je sechs bis acht Tischen.

Die Daten der zweiten Studie umfassten 63.363 F2F Interaktionen, 25.553 Emails (wiederum aufgeschlüsselt wurden in gesendet, empfangen, CC, BCC). Dieses Mal wurden keine IM Nachrichten erfasst, da die unterschiedlichen schriftlichen Kommunikationskanäle in der ersten Studie konsistente Ergebnisse lieferten, sprich: Es gab keine Unterschiede zwischen Emails und IM Nachrichten.

Studienergebnisse Großraumbüros

In der ersten Studie interagierten die Probanden 72% weniger via F2F. Obwohl das neue Großraumbüro so gestaltet war, dass jeder jeden sehen konnte, hatte elektronische Kommunikation die direkte, persönliche Kommunikation zu großen Teilen ersetzt. Die Teilnehmenden kommunizierten 56% häufiger per Email und 67% häufiger via Instant Messaging, wobei die Anzahl der per IM versenden Wörter stieg um 75%.

Bei der zweiten Studie wurden die Daten auf zwei verschiedene Weisen ausgewertet (Details siehe Paper), so dass sich ein Range ergab: Die direkte F2F Interaktion nahm um 67-71% ab. Dafür kommunizierten sie zwischen 22-50% mehr per Email. Das Geschlecht hatte dabei keinen signifikanten Effekt auf das Ergebnis und die Distanz zwischen den Tischstationen hatte einen leichten Effekt: Je näher sie standen, desto mehr direkte F2F Kommunikation fand statt.

Zusammengefasst schreiben die beiden Autoren: “Our two empirical field studies were consistent in their answer: open, unbounded offices reduce F2F interaction with a magnitude, in these contexts, of about 70%. Electronic interaction takes up at least some of the slack, increasing by roughly 20% to 50% (as measured by ‘To:’ received email).” (a.a.O.: 6)

Diskussion und Konsequenzen

Zu recht reflektieren die beiden Forscher ein bislang nicht ausreichend untersuchtes und reflektiertes Phänomen: Organisationen wollen sich öffnen, innovativer, agiler und kommunikativer werden – aber was sie bekommen könnte das genaue Gegenteil sein. Mitarbeitende versuchen sich wieder aus der offenen Bürolandschaft abzugrenzen, indem sie beispielsweise Kopfhörer tragen, am besten noch mit Active Noise Cancellation. Und sie versuchen möglichst beschäftigt auszusehen. Die offene Raumgestaltung führt zu einer vielfach höheren Transparenz, jeder kann jeden beobachten und zumindest abschätzen, wer gerade konzentriert arbeitet und wer nicht.

Während bislang häufig davon ausgegangen wurde, dass offene Raumkonzepte die kollektive Intelligenz der dort arbeitenden eher unterstützt, verweist die hier vorgestellte Untersuchung eher darauf, dass dies Offenheit eher das Gegenteil bewirken könnte. So fand Bernstein in einer anderen Untersuchung heraus, dass bei kollektiver Lösung komplexer Probleme periodische soziale Beeinflussung zu deutlich besseren Ergebnissen führte als fortwährende. Was nicht unbedingt für den Vorteil von Großraumbüros spricht.

Begrenzungen der Studie

Am Ende des Papers bemerken die beiden Autoren einen Aspekt, den sie indes zuvor komplett ausgeblendet hatten: “… collective intelligence is not simply technical, but also explicitly social, political, and by extension, professional’ [2, p. 6]. Our findings empirically reinforce their caution that the relationship between architectural design and collective intelligence extends beyond technical considerations.” (a.a.O.: 6). Natürlich kommt es auch auf psychologische und kulturelle Faktoren an. Und da beschleicht mich ein erheblicher Verdacht:

Es ist völlig unklar, ob der Übergang von den ehedem geschlossenen Büroräumen hin zum offenen Großraumbüro vor allem als architektonisches Projekt erachtet wurde, oder ob er in einen psychologischen und kulturellen Transformtionsprozess eingebettet war. Auffällig war jedenfalls eine Formulierung im ersten Unternehmen: “War on Walls” (a.a.O.: 2) – da würde mich sehr interessieren, wie genau die Veränderung initiiert, geplant und umgesetzt wurde. Darüber haben die beiden Studienleiter indes kein Wort verloren. Somit sind diese Ergebnisse für mich ein zwar interessantes Ergebnis, dass aber in keiner Weise repräsentativ für die Effekte des Wandels von herkömmlichen Büroräumen hin zu einem offenen Großraumbüro ist. Interessant wäre ein Vergleich von Veränderungen, die top-down eingeleitet, geplant und umgesetzt werden mit solchen, bei denen dies partizipativ geschieht.

Ulkig, dass das niemanden aufgefallen ist. Vielleicht hat die Tatsache, dass die beiden Forscher in Harvard arbeiten, die Zeitschriftenautor*innen in Ehrfurcht erstarren lassen. Wie dem auch sei, jedenfalls wird aktuell durch die Welt getitelt, dass Großraumbüros “Gesprächskiller” (FAZ) sind oder “Teamwork killen” (Inc.), die “Mitarbeiter verstummen” lassen (Spiegel) oder die Studie einen “Irrtum entlarve” (Business Insider) – ein Reigen völlig unreflektierter und unzulässiger Generalisierungen und ein interessantes Qualitätsverständnis, was sich da weltweit zeigt.

Herzliche Grüße
Andreas

Literatur

• Benrath, B. (2018): Warum Großraumbüros ein Gesprächskiller sind. FAZ
• Bernstein, E.; Turban, S. (2018): The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration. Phil. Trans. R. Soc. B 373: 20170239.
• David, J. (2018): Studie entlarvt Irrtum über das Arbeiten im Großraumbüro. Business Insider
• Lucas, S. (2018): Open Offices Kill Teamwork. Inc.
• Spiegel 2018: Großraumbüros lassen Mitarbeiter verstummen.

Bildnachweis

• Beitragsbild: mattbuck, CC BY-SA 4.0